皆さんは電話対応は得意でしょうか？
大体の社会人のHSPの方は苦手と答えると思います。
電話は毎回ハラハラします…
今回は電話対応の対処法について話していきます。
自分に合うと思うやり方で検討してみてください。
なぜHSPさんは電話対応が苦手？
電話対応が苦手な理由は大体、こんな感じだと思います。
①緊張するから
大事な取引先だったり、お得意様だったりなど様々な方から電話が来たり、
逆にこちらから架電をしてどう話せばいいのか毎回ドキドキしたり、
対面と違い声だけで判断する必要があるため緊張感がかなりあります。
特に初めての職場での電話対応は人間関係に慣れてないために、
どう対応したら良いのかわからない事もしばしばあります。
②すぐに返答しないといけない
電話のメリットはすぐに連絡が取れる事ですが、
メールやチャットのようにじっくり考える時間は取れないため、どうしても慌ててしまうというデメリットも
生まれやすいです。
また、敬語やビジネスマナーに苦手意識があると益々返答しづらい、と躊躇する方も少なくありません。
③電話機の使い方に慣れてない
今の時代特に固定電話は使わない事が多く、
Z世代は一度も固定電話機を使用した事もないのではないでしょうか。
筆者も固定電話は使っていたものの、とっさに操作するのが苦手で
中々使いこなせませんでした。
どうしたら電話対応ができるようになる？
ポイント
電話対応ができるようになるポイントは「事前に準備する」という点です
対処法①マニュアルを作る
電話をかける前に、
決まり文句や必ず聞きたい事、要件を箇条書きで事前にメモしたり、
電話機の前にセットしておきましょう。
- 自分の会社名と名前を伝え、挨拶をする
- 要件を伝え、担当者に繋いでもらう
- 担当者に要件を話す(重要な事は必ずメモを取る)
- 締めの挨拶をする
簡単な様式ですが、これだけでも抜けや漏れは防げます。
あまりメモやマニュアルをたくさん書いても頭が混乱するので、これだけは押さえておく、という
決まりをチョイスしましょう。
何もせずに電話をかけると途端に頭が真っ白になる事もあるので
備えておくのが無難です。
対処法②よく使うフレーズを覚える
電話対応の時、意外とおなじみのフレーズが多く使われています。
いつもお世話になっております。〇〇の件でお電話させていただきました
あいにく××は席を外しております
承知いたしました
このようなフレーズはどの企業でもよく使われています。
また、フレーズを覚えるだけでなく先輩や電話対応が上手い人の真似をするのも良いです。
電話の時の決まり文句は数をこなすうちに自然と慣れていきます。
焦らずに、少しずつ習得しましょう。
対処法③困ったら一旦保留、もしくはかけ直す
もしも返答に困る内容だったり、わからない内容の場合は一旦保留ボタンを押して
確認をするようにしましょう。
一番してはいけないのは間違った対応をする事。 後に相手や周りの方に迷惑が掛かります
また、責任者が不在で確認が取れない場合や時間がかかる場合は
再度こちらからかけ直しましょう。
全て自分で解決しなくても大丈夫です。確実に電話対応をしていきましょう。
対処法④電話機に慣れる
電話機の基本操作は3つです。
「電話を取る」「保留ボタンを押す」「電話を切る」
以上、3点をまずできるようにしましょう。
他にも転送や内線もありますが、そちらは追々で構いません。
万が一内線を取るのに失敗しても、最悪社内の電話なので対応はそこまで大変ではないです。
電話はスマートフォンと違い、とっつきにくいかも知れませんが
やはりある程度は慣れで何とかなります。
やっぱり電話対応は難しい、と感じたら…
チェックリスト
- チャットのみでやり取りできる会社に転職する(新しい企業やWEB系に多い)
- 電話対応のない仕事に転職する(在宅ワークやエンジニア、ライターなど)
電話がどうしても辛い、上手く行かない場合は
働き方を変えたり、仕事を変えたり、後は上司に相談して他部署に異動する方法もあります。
近年、簡単な電話対応はAIが対応しており、電話対応のやり方も未来では変わってくる可能性もあるかも知れません。
電話対応は完璧を目指さず、ある程度こなせれば仕事に支障はありません。
ちょっとだけ肩の力を抜く気持ちで、電話を受けたり、要件を伝えてみてください。
